Taller 1

PREGUNTAS

1. SIs de la Universidad (Clasificación):

Nuestra universidad cuenta con los siguientes tipos de sistemas de información:

• Sistema de Información Académico (SIA) (KWS):

Importancia: Puesto que el estudiantado debe conocer qué áreas de estudio son afines y de interés propio, para su posterior elección académica y modo de estudios y formación.

• Sistema de Información de Personal (SIP) (Kws):

Importancia: Para mantener actualizado el estado y condición personal e institucional del personal universitario.

•  Sistema de Información de la Gestión de los centros, grupos y semilleros de Investigaciones – (SGIS) (GDSS):

Importancia: Puesto que se trata de un ámbito formal de desarrollo de nuevas tecnologías e investigación, es de suma importancia, la interactividad, participación, discusión y votación de ideas, como parte del progreso y mejoramiento del entorno educativo, científico, empresarial y social.

• Sistema de Carnetización (Tps)

Importancia: Su importancia radica en la agilización del proceso de identificación y autenticación de la alta demanda estudiantil.

• Sistema Botón de Pago Electrónico (Tps).

Importancia: Su relevancia se presenta en la necesidad de agilizar y facilitar al estudiantado, el pago de diferentes servicios adquiridos sin la necesidad de dirigirse a alguna oficina, haciendo uso de servicios y nuevas tecnologías en línea, ofrecidas por las entidades financieras, ya existentes.

• Sistema de Información para la Administración del Material Bibliográfico (SIB) (Kws),

Importancia: Es de suma importancia para el estudiantado y ámbito docente, el contar con una herramienta que permita realizar una moderna y fácil consulta del basto material bibliográfico e investigativo con los que cuenta la biblioteca del campus universitario.

• Sistema de Información Financiera (SIF) (Tps),

Importancia: Sin este sistema, ninguna entidad o razón social podría funcionar, puesto que el presupuesto y las finanzas, permiten definir el plan y modo de administración de la institución, además del registro del movimiento de los fondos entrantes y salientes.

• Sistema de Información de Inventarios (SIINV) (Dss),

Importancia: Es importante, puesto que, al ser una organización de gran trascendencia social, cada instalación, sector, zona,  oficina, cuenta con una serie de elementos, equipamentos e implementaciones, los cuales beben estar a disposición y uso del personal académico y por tanto, debe mantenerse un registro que describa su estado, condición y disponibilidad periódicamente, de modo que se mantenga la funcionalidad y actividades relevantes de la institución, tanto administrativa como académicamente.

•  Sistema de administración curricular (SIAC),

Importancia: Es de suma importancia, puesto que el futuro del hombre y la sociedad, no pueden depender de una serie de actividades y protocolos que indican cómo o de qué forma debe llevarse a cabo esta tarea, sino que además, que existan herramientas que las ejecuten, controlen y evalúen (currículum).

• Sistemas de estadística académica (SEA) (Esai),

Importancia: Porque permite la clasificación, ordenamiento, descripción, registro y manejo de datos obtenidos del ámbito académico, que ofrece detalle de los estados de rendimiento y calidad, y, bajo un análisis concienzudo, determinar posteriores planes y procedimientos reformatorios, para mejoras futuras.

• Sistema de Quejas y Reclamos (SQR) (Oas),

Importancia: Este es importante por permite un acceso más ágil, dinámico, fácil y fléxible al alcance de lo más importante en la sociedad: La familia, las personas; Puesto que, se impulsa la fácil expresión de ideas y demás, que contribuyen al mejoramiento y solución de diversas problemáticas en nuestro entorno institucional y/o social.

 

• Sistema de Gestión Documental (UGAD) (Mis).

Importancia: Es importante tener un registro general de procedimientos, actividades y/o labores realizadas y pertinentes de la institución y sus dependencias, a modo historial, que permita reportes , consultas útiles y auditorías.

2. Si usted estuviera a cargo de la División de Sistemas de la Universidad, considera que haría falta crear otro Sistema de Información? Cuál? Explique su importancia.

- Sí, ya que el sistema actual no es moderno, presenta muy pocos cambios en el tiempo, a veces presenta fallos ni tampoco se ve completamente seguro, además de que se podrían implementar nuevas tecnologías y servicios los cuales amplíen las capacidades del sistemas de información.

3. Se le ha encomendado desarrollar un Sistema de Información gerencial (SIG) en una empresa prestigiosa, para ello es necesario que consulte QUÉ SON, Cuál es su estructura y Cuáles son las actividades principales de los SIG.

Los SIG son un conjunto de sistemas de información dentro de una empresa u organización que trabajan entre si con el objetivo de brindar propuestas de solución a las diferentes necesidades de la entidad. En realidad, no un sistema integrados sino diferentes elementos coordinados que transforman datos en información pertinente. En algunos casos son llamados inteligencia de negocio.

Estos sistemas están conformados por elementos tales como: usuarios, software, datos, metodología, personal y hardware.

Estructuralmente hablando tiene una forma piramidal, compuesta por cuatro niveles.

• El primer nivel es información relacionada con el procedimiento de las transacciones. 

• El segundo nivel contiene los recursos de información para apoyar las operaciones diarias de control. 

• El tercer nivel agrupa los recursos del SI que ayudan en  la planificación y toma de decisiones relacionadas con el control administrativo

• El cuarto nivel y mas alto, comprende los recursos de información necesarios para apoyar la planeacion estratégica y la definición de política de los niveles mas altos de la administración. 

Las actividades principales que tienen los SIG son:

• Reciben datos como entrada, procesan los datos por medio de cálculos, combinan elementos de los datos, etc.

• Proporcionan información en manuales, electromecánicos y computarizados

• Sistema de Información de Procesamiento de Transacciones, Sistema de Información para Administradores, Sistema de Información de Informes Financieros Externos.

4. En gran parte de las pequeñas y medianas empresas existe una necesidad urgente de la incorporación a proyectos de Sistemas de Información Gerencial (SIG), describa las ventajas de implementarlos e identifique cuáles son los pasos a seguir para analizar un SIG.

Las ventajas de una empresa al implementar un SIG son:

• Proyecciones a futuro de su crecimiento corporativo. 

• Mejor implementación de sus recursos

• Mayor competitividad en el mercado.

• Optimización en sus procesos de toma de decisiones

Los pasos para analizar un SIG son los siguientes:

1. Identificar aquellos que están o van a utilizar los distintos tipos de información.
2. Establecer los objetivos a largo y corto plazo de la organización o lugar donde se quiere implementar. 
3. Identificar la información útil y eliminar la no pertinente.
4. Determinar cuales de los formularios y procedimientos actuales son sencillos y cubren las necesidades.
5. Revisar los procedimientos o formularios que requieran mejorarse o preparar nuevas herramientas si es necesario.
6. Establecer o mejorar los sistemas manuales o computarizados para tabular y analizar la información.
7. Desarrollar procedimientos para confirmar la exactitud de los datos.
8. Capacitar y supervisar al personal en el uso de las herramientas de recolección de información.

5. Consulte las ventajas de implementar una ERP y CRM en las organizaciones.

-Ventajas de ERP:

• Ahorro de tiempo y dinero
• Predicción de ventas, lo cual permite mejorar el inventario
• Toma de decisiones más rápidas con menor posibilidad de errores
• La información se torna visible a través de la organización
• Mejora la seguridad ya que se almacena información sensible en un solo lugar
• Da importancia y transparencia a cada parte de la información
• Seguimiento cronológico de cada transacción que sucede en la empresa a través de almacenamiento de la información en cada parte de la empresa
• Reduce los costos de gerencia. 
• Integración entre las funciones de aplicaciones 
• Producción laboral
• Toma de decisiones.
• Fuente de infraestructura abierta.

-Ventajas de CRM

• Usuarios fieles con la empresa
• Aumento de confianza de los usuarios con la empresa
• Mejora considerablemente la experiencia del usuario
• El valor de cada relación con el cliente es entendida
• La comunicación con el usuario se vuelve esencial

6. Mediante una ilustración, represente una ERP en una organización y explique su funcionamiento:

Los sistemas ERP estan organizados a través de Módulos. Cada modulo se conecta a las distintas bases de datos, dependiendo de las necesidades del departamento. Una vez ingresada, modificada, o eliminada la información, la base de datos se actualiza y todos en la empresa tendrá acceso a la información actualizada en tiempo real. Permitiendo una mayor eficiencia en sus procesos.